Гибкий тайм-менеджмент. Как быть максимально производительным во времена тотального выгорания

Разделение используемого времени на категории поможет понять, как распределяются ваши 1440 минут в день. Решения будут приняты в полном осознании. Это первый шаг к свободе.

Категоризация ваших временных затрат так же важна, как и этикетка с составом на коробке печенья. Ингредиенты всегда будут такими, какие они есть, но именно вы сознательно решаете, съесть больше или меньше этих печений.

! Знание того, какой тип времени соответствует каждому моменту дня, позволяет вам объективно понять, из чего состоит ваше ежедневное время.

Любая секунда, потраченная на заработок (немедленный или отсроченный), составляет одну секунду профессионального времени. Не имеет значения, получаете ли вы деньги в долгосрочной перспективе — фиксированную зарплату — или это профессиональный проект, обещающий успех в будущем, в соответствии с вашими ожиданиями или ниже.

Если конечной целью является определенное или ожидаемое финансовое вознаграждение, то это время относится к категории профессионального времени.

! Деятельность, целью которой является вознаграждение, классифицируется как профессиональное время.

Личное время всегда имеет форму относительной продуктивности и полезности, но не связано с принуждением. Это может быть как отпуск вдали от дома, так и любое приятное вам занятие: например, посещение концертов, просмотр сериалов, общение с друзьями. Если выполнение действия не воспринимается как рутинная работа, вы можете отнести это время к личному. Например, одни люди могут считать шопинг приятным занятием, а другие — повинностью. Все будет зависеть от вашего отношения.

! Деятельность, приносящая удовольствие без какой-либо другой выгоды, классифицируется как личное время.

Это самое жертвенное время, но оно обогащает вашу сущность. Всё питающее ваш разум, тело и душу будет находиться здесь. Это приобретение новых знаний или навыков без особой цели: чтение книги, игра на музыкальном инструменте, изучение языка, а также занятия йогой, кардио, силовыми тренировками и т. д. Сюда же можно отнести самоанализ и/или духовные практики: медитация, организация времени, тренировка и т. д.

! Занятия, благодаря которым вы растете физически, умственно или духовно, классифицируются как время для себя.

Сюда входит время в пути до работы, домашние дела, задачи, связанные с документами, и т. д. Все обязательные действия, из-за которых вы можете чувствовать недовольство. Если время не попадает в предыдущие категории и имеет отрицательный заряд, его, скорее всего, можно классифицировать как обязательное.

Включите сюда же сон, питание и личную гигиену. Эти жизненно важные дела — отдельные задачи, и я мог бы создать для них другую категорию. Но даже при том, что в моем опыте эти потребности могут быть удовлетворены положительно, не изменяя нашего удовольствия/неудовольствия ими, их природа классифицирует их как обязательное время.

! Необходимые занятия, вызывающее у вас негативное чувство, а также жизненные потребности относятся к обязательному времени.

Оно существует и развивается по технологии, которой, кстати, я увлечен, и не попадает ни в одну из предыдущих категорий.

→ Перекур? Это не-время.

→ Заходить в социальные сети несколько раз за час, чтобы посмотреть почти один и тот же едва обновленный контент? Это не-время.

→ Листать вкладки в браузере, вместо того, чтобы просто погуглить нужную информацию заново? Это еще один пример не-времени.

Таким образом, не-время включает все действия, совершенные без осознанности с вашей стороны, без вашей полной осознанности. Это время часто превышает лимит, который вы хотели бы посвятить подобным занятиям, и они не имеют для вас особой эмоциональной значимости.

! Деятельность, наполняющая ваше время без включенности, без обязательности, без удовольствия/неудовольствия, классифицируется как потерянное время, или не-время.

Теперь, когда вы знаете категории занятий, в которых проходит ваше время, вспомните прошлую неделю и запишите все ваши дела. Затем определите количество затраченного на них времени и сгруппируйте повторяющиеся действия. После этого разделите на семь каждый тип времени, чтобы определить средние затраты в день, и распределите каждый из этих пунктов по пяти категориям.

Наверняка будет трудно оценить все это количественно, но вы можете делать это изо дня в день. Просто старайтесь быть честным и прагматичным, чтобы результат был близок к реальности.

В результате вы впервые в жизни получите ясное, объективное и бескомпромиссное видение того, как ваше время используется за день. Отличная новость, потому что вы сможете принимать решения, указывать, что вам не подходит, и менять все, что захотите! Это важный первый шаг к свободе и независимости. Кроме того, по вашему мнению… к какой временной категории относится выполнение этого упражнения?

Ответ: это упражнение — самоанализ, совершенный с положительным влиянием на жизнь, поэтому время, потраченное на его выполнение, является частью «времени для себя».

Я часто задавал себе вопрос. Какого черта я делаю так, что у меня никогда нет времени? Чем больше я задаюсь этим вопросом, тем больше представляю, что мог или хотел бы сделать, если бы у меня было время… Но вынужден констатировать, что я не знаю, как распорядиться свободным временем. Или, по крайней мере, заставляю себя поверить, что прямо сейчас ничего не могу сделать, ведь я слишком поглощен ничем: лихорадочно обновляю социальные сети, даже не извлекая пользы из этого не-времени.

Когда хотел обсудить эту тему с вами, то начал было писать «когда я был очевидным прокрастинатором», но передумал. Прокрастинатор — это навсегда, а я сдержанный прокрастинатор. Проведу параллель с некоторыми зависимостями. После пятнадцати лет курения почти двух пачек в день, я осознал, что никогда не буду «некурящим», потому что желание может регулярно возвращаться, преследуя меня без особой причины. Поэтому я заядлый курильщик и буду постоянно сопротивляться этому бесполезному и разрушительному пороку.

Думаю, что с моей прокрастинирующей стороной то же самое. Стратегия, или, точнее, философия времени, используемая мною годами, сохраняет запертым это искушение прокрастинировать, не приносящее, как и курение, никакой выгоды.

Сегодня я знаю, как делать перерывы и находить время для себя. Раньше никогда не делал этого, чтобы продолжать двигаться вперед. Конечно, я двигался вперед… но медленно и прокрастинируя. У меня ощущение, что я всегда был чем-то занят, всегда опаздывал и никогда не получал удовольствия или отдыха. Эта извращенная система имеет место быть, но только когда мы на самом деле не являемся ее источником.

Почему у меня никогда не было времени? Потому что я всегда чувствовал, что должен поймать его. Потому что не был организован. Это слово не имеет негативного подтекста, но часто несет в себе образ суматошной жизни, ограниченной, пресной, аккуратной и зацикленной на продуктивности. Это не так. Организовать себя не значит заполнять график, пока он не лопнет. Организовать себя — это прежде всего глобально видеть время, имеющееся у вас, и грамотно решать, что с этим временем делать. Для меня это одна из главных целей книги — научить вас генерировать бесконечное время, оптимизируя все возможное без страданий.

Без страданий… Я не впервые пишу это выражение, потому что оно является важным элементом. Моей целью было превратить конкретные или новые действия в привычки. Но чтобы быть уверенным в их реализации, нужно было убедиться, что они никогда не заставят меня страдать.

! Чтобы иметь время, вам нужна здоровая, не обременительная организация без риска быстро сдаться.

Научное исследование, проведенное психологом Филиппой Лалли в 2009 году, показало, что человеку в среднем требуется 66 дней, чтобы принять новую привычку. Мы будем выполнять задания ежедневно и максимально естественно, чтобы это не воспринималось как ограничение вашего времени. Очевидно, что эти действия могут поначалу «мешать», поскольку вы привносите что-то новое в свою жизнь, вызывая изменения.

Лучший пример, который я могу привести, — чистить зубы каждое утро. Даже 150 лет назад никто не чистил зубы ежедневно, потому что зубная щетка, которую мы знаем сегодня, не существовала — или, по крайней мере, была предметом роскоши, а врачи осуждали этот метод с эпохи Средневековья. Сейчас это стало привычкой. У вас нет необходимости отмечать чистку зубов в ежедневнике, и я не думаю, что каждое утро вы говорите себе: «О! Я все еще не почистил зубы, но мне так лень это делать». Конечно, нет. Это ежедневное, естественное действие… без страданий.

Изменения, которые вы сделаете в своей жизни и в своем восприятии времени, быстро станут чем-то обычным, не требующим размышлений. Поскольку сегодня вы испытываете негативные последствия своих привычек (по крайней мере, я так полагаю, из-за вашего интереса к этой книге), завтра вы будете жить с новыми привычками, соблюдаемыми автоматически.

! Если вы меняете распорядок дня в среднем на 66 дней, то он становится привычкой, которую вы будете поддерживать естественным образом, не задумываясь об этом.

Почему у меня никогда не было времени раньше? Потому что я не знал своих жизненных задач и настоящих целей. Мне было трудно принимать твердые и быстрые решения. Когда решилась эта проблема, все стало понятнее. Я знаю, чего хочу, и могу принимать решения, опираясь на простые слова: независимость и свобода.

Почему у меня никогда не было времени раньше? Потому что оно всегда проходит и наполняется чем-то. Но чем бесполезнее это что-то, тем меньше оно питает и тем больше кажется несуществующим.

Прошлой зимой мы отправились в Таиланд на остров Краби с супругой Селин Х. Сбежав с пляжа, где солнце становилось невыносимо палящим, мы выбрали удобные шезлонги под деревом, недалеко от домиков, в которых остановились. Там можно было поймать Wi-Fi. Мы приехали на 36 часов раньше, но все это время шел сильный дождь. И вот первый день, когда мы наслаждались красотой природы. Селин на некоторое время заглянула в свой телефон, в то же время я погрузился в замечательный роман Кристины Берроу. Через пять часов наступила ночь, и мы собрались уходить.

Селин буквально была в шоке, когда увидела, который час. Не могла поверить, что мы провели здесь пять часов. Она только переходила с сайта на сайт, листая свои социальные сети. По ее ощущениям, прошел час бесцельного плутания по интернету. Я в свою очередь был доволен — мне удалось прочесть книгу и даже вздремнуть.

Я видел время и мог использовать, решив, что с ним делать. Это недавний и яркий пример, но я, конечно, мог бы оказаться на месте Селин, если бы начал с того, что взял свой телефон, чтобы «что-то посмотреть». Апогеем этой истории является название романа, который я читал, — «В поисках времени, потерянного в интернете…», — который Селин прочитала за несколько недель до меня!

Время всегда будет чем-то наполняться, с вашего согласия или без него, увеличивая количество не-времени. Если вы решите контролировать время — его содержание, а не поток, — тогда я могу обещать вам, что у вас всегда будет время, даже когда расписание кажется забитым. С другой стороны, если вы не примете это решение, вы всегда будете оставаться рабом своего постоянного потока…

! Любое время вашего дня должно быть проведено в полном осознании. Понимая течение времени, вы будете контролировать его содержание.

Я не первый, кто увлечен временем, его неумолимым движением, эфемерной стороной его постоянного присутствия. Многие законы вам известны, а некоторые могут сдать откровением. Вот два основных закона, которые вы должны знать.

Сирил Норткот Паркинсон был эссеистом в ХХ веке. В дополнение к своей деятельности в качестве учителя истории в Сингапуре он написал три эссе, в том числе «Законы Паркинсона» (1957).

Самый интересный закон Паркинсона — это закон замедления времени. Он формулируется так: «Вся работа имеет тенденцию расширяться, чтобы заполнить все доступное время». Я уверен, некоторые из ваших нейронов взорвались, когда вы прочли это предложение. Уверяю: у вас их осталось от 68 до 100 миллиардов, не паникуйте!

Я могу сказать, что это одна из главных опор моей постоянной производительности (текущей, конечно). Я даю себе короткие сроки для выполнения каких-либо действий, а мой мозг, в свою очередь, приспосабливается, находит стратегии для достижения этого, немедленно устраняет лишнее, несвоевременное и добирается до сути. Он становится моим союзником, и я более эффективен в соблюдении сроков. Я заметил, что видео, которые я пишу, снимаю, а иногда редактирую и публикую в один и тот же день, часто бывают наиболее успешными.

Когда я снимал одно видео в день для блога с понедельника по пятницу в течение года, мой друг Пьер Крос также поддерживал этот темп. Обсуждая это, мы договорились об одном: независимо от того, есть ли у нас день или неделя для подготовки видео, мы используем все доступное время для эквивалентного результата.

Несколько лет назад в двух группах проводился эксперимент: каждая должна была выполнить одну и ту же задачу с одной и той же целью. Первая группа имела вдвое больший срок, чем вторая. Эксперимент показал, что обе группы по закону Паркинсона израсходовали все доступное время… и достигли одинакового результата.

Так что в своем планировании или ретропланировании^[2] никогда не смотрите слишком широко… Всегда будет возможность добавить время, если возникнет такая необходимость, если возникнет такая необходимость. Например, путем увеличения сроков или просто делегирования. Поэтому ваши сроки должны также учитывать, что иногда вам нужно больше времени для достижения своей цели, чтобы не оказаться в тисках дедлайна.

! Не закладывайте слишком много времени, когда вы хотите чего-то достичь. Лучше добавить время, чтобы закончить, когда это необходимо.

Анри Лабори — это человек, у которого, кажется, была тысяча жизней в одной. Врач, хирург, нейробиолог, этолог, философ… Без сомнения, его время было бесконечным! Он произвел революцию в психиатрии и анестезии, а также написал множество справочных публикаций по нейробиологии. У него был секрет? Да! Но он не держал его при себе… По словам Лабори, у всех есть небольшой голос на дне наших генов, заставляющий нас выбирать то, что потребует наименьших усилий. Неестественно заставлять себя делать то, что тебя беспокоит. Но мы игнорируем этот голос… и страдаем.

Целью наших клеток является получение дофамина — гормона, доставляемого нам мозгом, когда мы делаем что-то приятное или работаем для удовлетворения основных потребностей. Эта химия мозга была полезна на заре человечества, чтобы стимулировать людей к выживанию, но сегодня у нас меньше трудностей с поиском пищи или укрытия. К сожалению, мы всегда запрограммированы, чтобы искать эту компенсацию другими способами… часто бесполезно.

Знание этого закона — закона наименьших усилий — и объяснение его существования позволяет вам бороться с ним. Решение существует, я опишу его с помощью великолепного видеопримера из интернета^[3].

Профессор ставит большую банку на стол перед своими студентами. В нее он кладет как можно больше мячей для гольфа и спрашивает, заполнена ли банка. Те отвечают: да, больше ничего нельзя туда положить.

Затем он насыпает в банку гальку. Она попадает в оставшееся между мячами пространство, заполняя банку. Профессор задает тот же вопрос студентам, которые еще более убежденно утверждают, что теперь места действительно не осталось.

Затем он достает большой стакан с песком и полностью высыпает в банку. Песок находит место между камешками, пока не достигает горловины. На этот раз, студенты, улыбаясь, говорят, что банка на самом деле заполнена. Они правы!

Но профессор достает две бутылки пива и наливает их в банку, пока пиво не достигнет края. Вошло полторы бутылки!

Эта история прежде всего о приоритетах. Но я вижу дополнительный образ — метафору двадцати четырех часов суток. Если банка представляет собой целый день, то всегда можно использовать это время для создания нового… при условии, что вы боретесь с естественным побуждением стремиться к наименьшему усилию!

Если мячи для гольфа — большие задачи, тяжелые, редко приятные, а иногда и трудные для начала, то вы должны делать их первыми в течение дня. У вас все еще будет время для мелочей (галька), затем для вашего не-времени (песок) и даже для вещей, которые отвлекают от существенного (пиво).

Но если вы начнете свой день с мелочей и ненужных забот, а затем добавите моменты, когда вас отвлекают электронные письма и телефонные звонки, как вы сохраните место для самого главного?

Конечно, теперь вам кажется очевидным, что ваш день будет выстроен в правильном порядке. Мелочи могут подождать, пока вы не заставите себя начать с существенного. Знать закон Лабори — значит действовать по приоритетам, а не слушать этот тихий голос, который хочет только развлечений.

! Чтобы иметь время, нужно всегда начинать с самых сложных задач.